Una delle più grandi rivoluzioni del VoIP, il centralino virtuale

Uno dei vantaggi più funzionali della nuova tecnologia VoIP è stato quello di poter realizzare dei centralini veri e propri in cui far confluire le telefonate per gestirle così come avviene con i centralini tradizionali.

Un centralino VoIP è un centralino virtuale, che non necessita di un dispositivo fisico per funzionare. Grazie alle potenzialità del VoIP e alla sua capacità di interfacciarsi con le tecnologie e i linguaggi informatici, le case di sviluppo software sono riuscite a portare nei centralini virtuali le principali funzionalità dei centralini tradizionali.

In questo modo, si hanno a disposizione tutti i tipici servizi di un centralino (smistamento delle chiamate, risponditore automatico etc.) a costi contenuti e senza bisogno di installazioni complesse.

Ma la contaminazione tra telefonia e informatica ha consentito anche la nascita di servizi nuovi e ancora più avanzati rispetto a quelli dei centralini tradizionali, ad esempio la possibilità di gestire i fax in entrata e codificarli in formato PDF, inviandoli via email a qualsiasi altro destinatario.

Le funzioni dei provider di centralini VoIP

Vediamo alcune delle funzioni tipiche dei provider di centralini VOIP: 

  • Segreteria telefonica;
  • Caselle vocali di segreteria illimitate (trattandosi di software il limite sarà contrattuale e non fisico);
  • Voice mail e integrazione e-mail (possibilità di ricevere i messaggi in posta elettronica in formato audio);
  • Risponditore automatico multilivello programmabile interattivo (IVR);
  • Modalità di risposta differenziate;
  • Modalità assente e modalità giorno/notte per gestire gli orari di apertura e l'attivazione delle segreterie telefoniche e degli inoltri di chiamata ad eventuali altri numeri esterni o di cellulare;
  • Instradamento automatizzato delle chiamate (gestione LCR, ovvero instradamento verso l'operatore più economico per orario e tipo di chiamata, incluso l'instradamento verso schede GSM);
  • Reportistica avanzata, ovvero registrazione delle chiamate (CDR), con dettagli analizzabili per data, orario, destinazione, operatore e interno (per capire quali aree aziendali producono il maggior costo);
  • Gestione delle chiamate in attesa e dei gruppi di chiamata;
  • Supporto del CallerID (identificativo del chiamante) anche sulle chiamate in attesa;
  • Integrazione con software aziendali quali Outlook, Lotus Notes, CRM commerciali e ERP;
  • Plug-in per i principali Client di posta per attivare funzioni quali il Click & Dial (clicca e invia la chiamata al numero o la scheda su cui si è cliccato);
  • Interfaccia web per gestire le funzioni utente ed amministrare tutta la rete;
  • Possibilità di integrazione con fax server (con inoltro automatico via e-mail in formato PDF);
  • Annunci vocali personalizzati registrabili dal proprio telefono;
  • Gestione dei servizi di call-back;
  • Funzioni giorno, notte, festivi, pausa, personalizzabili;
  • Servizi di autenticazione, quindi password e codici di sicurezza;
  • Funzionalità complete del VoIP.

La maggior parte di queste funzioni ha spesso un limite commerciale e non fisico. Il VOIP permette infatti di traslare la telefonia su piattaforme software in grado di fornire servizi illimitati. Ma vediamo più in dettaglio come funziona il centralino di un noto provider italiano (OpenVOIP) e quali funzionalità offre.

Guida alla scelta del giusto provider

Quando si decide di passare alla fonia Over IP, uno dei vantaggi di cui si può beneficiare è l'utilizzo di un provider VoIP che garantisca un notevole risparmio sui costi delle telefonate. Negli ultimi anni, il settore dei servizi VoIP ha conosciuto un boom significativo, che ha contribuito alla crescita del numero dei fornitori di VoIP. Oggi, chi decide di affidarsi alla tecnologia Over IP deve necessariamente scegliere un fornitore VoIP di riferimento. Individuare il provider più adatto alle proprie esigenze può rivelarsi un'ardua impresa, ma, impostare la ricerca sulle esigenze effettive della propria società si dimostra sempre il criterio di scelta migliore. A tale riguardo, vi forniamo una serie di consigli utili a comprendere quale tipo di provider VoIP sia meglio per le vostre esigenze.

Attenzione alle reali esigenze

Le tariffe telefoniche per le chiamate variano a seconda dei provider VoIP e delle destinazioni. Fare una scelta oculata significa studiare le tariffe dei diversi fornitori basandovi sui paesi che solitamente chiamate. Evitate di basare la scelta sulle tariffe generali di ogni singolo provider e fate il confronto tra i vari fornitori guardando le tariffe delle destinazioni che realmente vi interessano.

Attenzione alla qualità

Cercando tra le offerte dei vari provider VoIP, è possibile imbattersi in proposte molto vantaggiose, complete di tariffe a buon mercato che potrebbero però nascondere delle problematiche legate alla qualità dell'audio nelle conversazioni. In questo caso, se i vostri affari prevedono la comunicazione telefonica con i clienti, è fondamentale avere la garanzia di una qualità audio superiore. Evitate dunque di affidarvi ai provider che vantino delle tariffe super agevolate perché a volte è meglio spendere qualcosina in più ed ottenere un servizio migliore.

Attenzione alle offerte esagerate

Considerato il successo della fonia VoIP, in ogni momento nascono nuovi provider in tutto il globo. Quando un fornitore VoIP fa il suo debutto nel mercato, lo fa con le migliori promesse riguardanti le tariffe, i costi, l'affidabilità e la qualità dei servizi che propone. É buona norma diffidare dalle esagerazioni e condurre in autonomia le ricerche sul conto del provider, affinché riusciate ad individuarne uno che risponda in modo completo alle vostre esigenze.

Il centralino VoIP: funzionalità e servizi

Anche se oggi c'è un certo allineamento tra gli operatori, i servizi specifici di un centralino dipendono dall'offerta commerciale dell'operatore a cui ci si è rivolti. Di seguito, riporteremo l'elenco delle funzionalità del centralino dell'operatore OpenVOIP, uno dei primi ad essere apparso sul mercato italiano con questa tecnologia.

Libertà di configurazione

Il centralino virtuale di OpenVOIP può essere configurato tramite un pannello di controllo a cui il cliente accede con username e password. L'accesso si può eseguire da qualunque dispositivo connesso ad internet, e ciò significa che le impostazioni del centralino possono essere modificate anche da remoto. Dal pannello di controllo è possibile verificare anche il credito prepagato residuo, oppure consultare le chiamate effettuate o gli altri dati di interesse.

Ogni cliente ha la possibilità di modificare a piacimento le impostazioni utilizzando le opzioni nel pannello di controllo. Non servono conoscenze tecniche approfondite per gestire il centralino: i percorsi sono guidati e intuitivi, e per ogni necessità c'è un manuale utenti consultabile per configurare e sfruttare appieno le potenzialità del centralino.

Il vantaggio di configurare in autonomia il centralino si traduce nella massima flessibilità di utilizzo: le opzioni si possono attivare e disattivare in tempo reale e in pochi istanti, in tal modo il centralino è uno strumento di lavoro che si adatta a tutte le esigenze aziendali.

Linee telefoniche in ingresso e in uscita

Con un centralino OpenVOIP, si possono ricevere tante chiamate contemporanee quante sono le linee acquistate. Ogni linea in ingresso permette di ricevere una chiamata contemporanea aggiuntiva.

Per quanto invece riguarda le chiamate in uscita, il numero è tecnicamente illimitato e dipende esclusivamente dalla connettività in upload consentita dalla propria linea ADSL.

La possibilità di aggiungere linee in entrata rende il centralino OpenVOIP molto flessibile, adatto perciò a vari modelli di business e d'impresa, nonché a seguire le evoluzioni che una stessa azienda vive nel corso degli anni.

Segreteria via e-mail (Voicemail)

Il centralino virtuale OpenVOIP dispone di una segreteria telefonica che converte i mesaggi in formato WAV e li invia ad una casella di posta elettronica. Il servizio prende il nome di Voicemail.

Con Voicemail i messaggi si possono ascoltare anche telefonando da remoto al proprio interno, oppure tramite password o ancora in modo tradizionale, utilizzando il telefono su cui è configurato il numero che ha ricevuto il messaggio. Ogni linea di uno stesso centralino gestisce in autonomia la sua segreteria con una configurazione ad hoc.

La segreteria di OpenVOIP può essere personalizzata con un messaggio registrato attraverso il telefono o caricato in formato mp3 sul pannello di controllo del centralino VoIP.

IVR: risponditore automatico

L'IVR (Interactive Voice Response) è un sistema pratico ed efficace per gestire le chiamate in arrivo. Tramite un messaggio registrato che spiega quale tasto spingere, l'utente può selezionare l'interno con cui desidera parlare.

Fino alla nascita dei centralini VoIP, i servizi di IVR erano molto costosi. Oggi fanno parte invece dell'offerta base di molti provider di centralini VoIP, e quello di OpenVOIP è stato tra i primi a fornire l'IVR ai suoi clienti.

Come le altre funzionalità, anche il risponditore automatico di OpenVOIP è gestibile in modo autonomo dal pannello di controllo, caricando il messaggio e l'alberatura delle opzioni.

Trasferimento di chiamata

In un centralino le chiamate possono essere trasferite da un interno all'altro senza riagganciare. Con OpenVOIP è possibile trasferire le chiamate anche a numeri esterni.

Nel centralino esistono due opzioni di trasferimento:

  • trasferimento in modalità "cieca": si mette in attesa la chiamata e la si passa ad un altro numero;
  • trasferimento "con annuncio": si mette in attesa la chiamata, si comunica con l'altro numero per annunciare il trasferimento di chiamata e si passa la chiamata. Con questa modalità, se l'altro numero non può rispondere per qualche motivo (momentaneamente impegnato, assente dalla postazione etc.), si può riprendere la conversazione con il mittente prima di riagganciare.

Il trasferimento di chiamata, in particolare quello "con annuncio", permette di gestire al meglio le telefonate in arrivo in azienda, passandole agli interni giusti e gestendo i casi in cui l'operatore non può prendere la chiamata. 

Modalità Assente

Quando gli uffici sono chiusi o quando il servizio telefonico non è attivo, è possibile impostare su tutte o solo su alcune linee del centralino la modalità "assente".

Per ogni numero in modalità assente si può:

  • impostare la segreteria telefonica
  • trasferire la chiamata
  • stabilire il numero di squilli prima che parta la modalità assente

Interni telefonici: gestione flessibile e personalizzata

Nei centralini VoIP gli interni telefonici possono crescere senza che vi sia bisogno di installare per ogni interno una linea telefonica tradizionale. Ciò si traduce nell'abbattimento dei costi infrastrutturali e nella possibilità di aggiungere o rimuovere le linee a seconda delle esigenze del momento.

Le linee sono poi gestibili in autonomia dal pannello di controllo, dove l'amministratore può attivare o disattivare le linee e assegnarle a diversi utenti. 

Abilitazione e disabilitazione delle chiamate

Con il centralino di OpenVOIP si possono disabilitare le chiamate verso i numeri interni, i numeri fissi, i numeri di cellulare, i numeri esteri e i numeri a tariffa speciale come gli 199. Come sempre, la gestione di questa funzionalità avviene in modo autonomo dal pannello di controllo.

Funzionalità Giorno/Notte

Quando gli uffici aziendali sono chiusi, si può impostare il centralino in modalità "notte" con un messaggio vocale automatico che avvisi, ad esempio, in quali orari chiamare. Quando invece gli uffici sono aperti, si può impostare una musica di attesa al posto degli squilli. Il messaggio vocale e la musica d'attesa possono essere caricati in formato mp3 nel pannello di controllo di OpenVOIP. 

Gli orari o i giorni della settimana in cui si attiva la modalità giorno/notte vengono stabiliti dall'utente tramite il pannello di controllo.

Quali numerazioni

Quando si utilizza un centralino aziendale, una soluzione per la gestione delle telefonate può essere quella di far squillare più numerazioni insieme. Con OpenVOIP l'amministratore del pannello di controllo può decidere quali numerazioni far squillare e se farle squillare una alla volta o tutte insieme.

Statistiche e cronologia delle telefonate

Se in azienda c'è un uso intensivo del telefono e se gli operatori o i dipendenti sono molti, la consultazione dello storico delle telefonate può servire a monitorare la qualità del lavoro e a contenere le spese aziendali. 

Il centralino di OpenVOIP offre dei report sulle chiamate in entrata e in uscita consultabile in qualsiasi momento dal pannello di controllo, a cui si accede con usename e password.

I dati presenti sono:

  • data e ora di tutte le telefonate numerazioni di mittente e destinatario
  • durata delle chiamate

L'applicativo del centralino openVOIP elabora inoltre delle statistiche con:

  • chiamate per interno (numero, durata e percentuale sul totale);>
  • chiamate per reparto (numero, durata e percentuale sul totale)
  • chiamate per tipologia e per interno
  • chiamate per fascia oraria e per interno

Metodi di pagamento e fatturazione

Dopo l'acquisizione del credito prepagato, che può avvenire con bonifico, paypal o carta di credito, la fattura di OpenVOIP compare automaticamente nel pannello di controllo e può essere scaricata in formato PDF.

Funzione click and dial

Ogni utente può configurare un'Agenda personale a cui si accede dal pannello di controllo. Cliccando sul contatto con il mouse, parte la telefonata verso il numero telefonico prescelto.

Come attivare OpenVOIP

Sono queste e molte altre le funzionalità del centralino di OpenVOIP. E tra i vantaggi, inoltre:

  • tante funzionalità avanzate liberamente configurabili dal pannello di controllo
  • nessun costo di installazione, manutenzione o attivazione
  • contratto chiaro e senza vincoli di durata

OpenVOIP è un'azienda italiana che ha fatto dell'innovazione la sua parola d'ordiine. Per conoscere nei dettagli l'offerta di OpenVOIP basta contattare il servizio clienti compilando questo form.