Il servizio di fax virtuale è un sistema di invio e ricezioni dei messaggi completamente innovativo che si colloca a metà strada tra l'invio di allegati con la posta elettronica e il tradizionale fax cartaceo.  Con questo servizio è possibile inviare e ricevere fax sfruttando la connessione internet,  senza alcuna necessità dei tradizionali apparecchi fisici. Coloro che desiderano avvalersi di questo tecnologia possono rivolgersi alle società erogatrici, che offrono questo servizio a fronte del pagamento di un abbonamento mensile.

Grazie al fax virtuale, gli utenti possono ricevere direttamente sulla propria casella di posta elettronica i documenti “faxati” in formato digitale. Allo stesso modo sarà possibile inviare i documenti da faxare allegandoli ad una semplice email; sarà poi cura della società che eroga il servizio tradurli in normali fax. I sistemi di fax virtuale supportano l'invio e la ricezione di documenti in vari formati (Pdf, Word, jpg) assicurando sempre la massima leggibilità del testo.

Come funzionano i fax virtuali?

I servizi di fax virtuale consentono di inviare e ricevere i fax, in maniera semplice ed economica, sfruttando la propria casella di posta elettronica, senza necessità, quindi, di disporre dei tradizioni apparecchi. Per quanto riguarda la ricezione dei fax (fax IN) all'utente viene assegnato un numero geografico sul quale potrà ricevere un numero illimitato di messaggi; questi ultimi vengono inoltrati, in maniera automatica e sotto forma di allegato in PDF, sulla casella di posta.

Per quanto riguarda, invece, l'invio del fax (fax OUT) è sufficiente allegare il documento (in formato DOC o PDF) ad un messaggio di posta da inviare ad uno specifico indirizzo. Il messaggio verrà elaborato dalla società erogatrice del servizio e sarà quindi recapitato a destinazione. E' bene ricordare, inoltre, che, per l'invio del fax, non è necessario utilizzare software aggiuntivi.

Quali sono i vantaggi principali?

Il servizio di fax virtuale offre innumerevoli vantaggi. Vediamo di seguito quali sono i principali punti di forza di questa tecnologia.

  • Comodità e affidabilità. Con il fax virtuale la linea telefonica sarà sempre libera e non vi saranno problemi di ricezione dovuti a  carta inceppata, toner esaurito oppure guasti sulla linea fax;
  • Costi ridotti. Nessun costo per l'acquisto o la manutenzione di apparecchi fisici, nessun canone per la linea telefonica dedicata. I costi per la carta e il toner, inoltre, sono ridotti dato che l'utente potrà stampare solo i fax desiderati;
  • Mobilità. L'utente può inviare e ricevere fax da qualunque luogo: è sufficiente accedere da un qualunque dispositivo, alla propria casella di posta;
  • Tutela della riservatezza. I fax vengono digitalizzati e inviati in maniera automatica nel casella desiderata.;
  • Sostenibilità ecologica. Con il fax virtuale si può ridurre notevolmente l'utilizzo di carta e  cartucce d'inchiostro.